Документ – носитель информации, который вмещает в себе текстовый, звуковой, графический или скомпонованный сразу из нескольких видов, материал.
Документ может иметь различные принадлежности, по которым его можно обозначить и распознать. Форменная основа и виды обработки документов, позволяют осуществлять их передачу другим лицам для дальнейшего применения, распространения и хранения.
Существует основная классификация документов по их функциональному значению:
По временной шкале
- первичный – оригинальный документ с информацией от первоисточника;
- вторичный – результат обработки одного первичного носителя или нескольких его форм.
По назначению
По своему назначению документы могут быть:
- организационного характера – должностные инструкции, статут предприятия, положения и штатные расписания;
- распорядительные – распоряжения и приказы, выписки, постановления и другого рода решения;
- справочные – акты, протоколы, справки, объяснительные и докладные, письма.
По содержанию
Документы распределяют по их текстовому содержанию, наличию графических изображений, а также идиографических (схематические, нотные и картографические носители).
По типу создания
- черновые и подлинные документы;
- электронное и машинописное отображение;
- рукописные бумаги и печатные издания (книги, журналы).
К дополнительным видам распределения документации можно отнести входящую и исходящую корреспонденцию, внутренние и внешние бумаги организации, публикуемые и непубликуемые материалы, различные по уровню секретности документы.
Виды обработки документов
Существует два основных вида обработки документов – семантический и несемантический.
Семантический
К данному виду относят:
- перевод – процесс по толкованию значения текста на одном языке, и интерпретация нового равноценного документа на другом языке;
- аннотирование – изложение информации с любого носителя (книга, статья, доклад и др.) в краткой форме;
- реферирование – это метод обработки информации по составленному плану и ее дальнейшее толкование в устной или письменной форме.
Несемантический
Несемантические виды обработки документов разграничивают на:
- копирование – обработка документального носителя, с целью создания его копии;
- передачу – существует определенные правила обработки всех видов документов, чтобы подготовить их для дальнейшего использования, хранения или уничтожения;
- представление документа в новой форме – преобразование бумажного носителя в электронный документ.
